Vijf valkuilen bij besluitvorming in teams

Wie bepaalt er in het team hoe de hazen lopen? Is dit altijd de teamleider of manager? Je kunt natuurlijk niet altijd samen beslissen… of toch wel? En hoe zit het met zelfsturende teams? Een van de meest waardevolle dingen voor een team is een goed besluitvormingsproces. Immers: een team maakt elke dag tientallen keuzes. Veel van die keuzes hebben een grote impact op de toekomst van het team. Wat doet uw team op belangrijke beslismomenten?

Onvrede in een team heeft bijna altijd te maken met de manier waarop in (en over) het team beslissingen zijn genomen: buiten het team om bijvoorbeeld. Dit zorgt voor frustratie en onmacht bij de teamleden. Het geeft een gevoel van: ‘Ze doen met ons wat ze willen’. Het is daarom extra belangrijk om zorgvuldig om te gaan met belangrijke besluiten. Een goed team kan zelfstandig besluiten nemen. Wedden dat u nu denkt: ‘oh, maar dat kan mijn team heel goed!’ Lees en huiver en ga hieronder eens na of u alle valkuilen direct kunt doorstrepen.

Valkuil #1  Wie het hardst schreeuwt krijgt gelijk
Een team bestaat uit praters en zwijgers. Een team dat een besluit moet nemen staat onder druk. Juist door die druk kunt u ertoe neigen de persoon met de grootste mond alle ruimte te geven. Lastig, want er spelen hier twee zaken: u hebt te maken met een dominant teamlid; hoe gaan jullie hier als team mee om? En belangrijker nog: dit teamlid beïnvloedt jullie teamkwaliteit! Want het ‘dominantje’ bepaalt de koers. Als jullie niet ingrijpen, dan laat je kansen liggen. En ja, helaas in sommige gevallen is de dominante persoon de leidinggevende.

Valkuil #2  Ons team kiest de eerste de beste optie
Een van de meest voorkomende vergissingen: het team hakt de knoop te snel door zonder aanvullende informatie af te wachten. Voelt u zich nu al een beetje aangesproken? Heel logisch als jullie onder tijdsdruk staan en als het budget niet uitmaakt. Iedereen herkent dit wel van het ‘snel even boodschappen doen’: je bent altijd meer geld kwijt. En als je thuiskomt en je ziet de bon heb je spijt! Bij belangrijke beslissingen in teams is dit niet anders. Te snel iemand inhuren zonder je af te vragen of deze persoon in het team past bijvoorbeeld. Pijnlijk! Te snel een teamlid een nieuwe taak geven terwijl er nog twee anderen waren die dit wilden doen. Au! Te snel kiezen voor dure software terwijl andere aanbieders kwalitatief beter waren. Auch!

Valkuil #3  Het ‘Zeg jij het maar’-syndroom
Soms wil je als teamlid het spreekwoordelijke water niet in, omdat het erg koud lijkt. Wat de onderliggende reden ervoor ook is, sommige besluiten slaan teamleden liever over. Je hoort ze bijna denken: ‘Hoe kom ik hier snel vanaf?’ Je bent zichtbaar voor de groep als je eenmaal partij hebt gekozen of stelling genomen. ‘Beslis jij maar’ zegt men tegen de teamleider om de verantwoordelijkheid van het besluit te ontlopen. Is dit een herkenbare valkuil voor uw team?

Valkuil #4  ‘Ja’ zeggen, maar ‘nee’ denken
Soms beroepen teamleden zich op hun zwijgrecht bij een beslismoment en staren ze voor zich uit. Bij botsende belangen in het team bestaat de neiging om echt onderhandelen te vermijden en uw mening te verbergen in plaats van uit te spreken. Er wordt geknikt maar niks gezegd. Bij doorvragen krijg je een zacht ‘Ja, dan doen we dat’. Je voelt aan alles dat het niet is wat dit teamlid echt wil. Makkelijk om nu het besluit door te duwen, maar heb je dan als team het besluit dat je wilt? Of komt het als een boomerang terug?

Valkuil #5  ‘Wat zijn we het toch altijd met elkaar eens!’
In sommige teams is men het zo met elkaar eens dat een afwijkend standpunt niet eens aan bod komt! Is het nu zo dat men echt overal hetzelfde over denkt, of is het team hier iets aan het vermijden? Echt onderhandelen bijvoorbeeld. Het hoeft geen betoog dat bij deze valkuil de kwaliteit van een besluit ook gevaar loopt. Door een gebrek aan discussie kiest men eenzijdig, meer van hetzelfde dus. Een gezellig team met een goede sfeer is heerlijk om in te werken, maar de schaduwzijde is een team waar men het niet meer oneens durft te zijn om de lieve vrede te bewaren.

En.. viel het mee? Welke valkuilen herkent u?

Eigenlijk moet uw team in staat zijn om de kwaliteit van besluiten te toetsen. Het gaat om vier simpele maar belangrijke vragen die u bij elk belangrijk besluit kunt stellen:

1. Kerndoelen: Versterkt het besluit de focus of de kerndoelen van het team?
2. Route: Heeft het team de procedure/de route naar het besluit goed besproken en uitgewerkt?
3. Persoonlijke inzet: Kan ieder met zijn eigen talent, persoonlijke behoefte zich wel voldoende vinden in het besluit?
4. Verbondenheid: Versterkt het besluit de onderlinge verbondenheid van het team? Of zaait het verdeeldheid?

Tot slot
Besluiten bepalen de toekomst van uw team. Neem besluitvorming serieus en neem er bewust de tijd voor. Gooi zoveel mogelijk de zaken open en luister naar ieders standpunt. Juist de afwijkende mening kan u soms helpen nauwkeurig te mikken op de beste optie.

Bregje Spijkerman is ondernemer, teamcoach en auteur van het boek “Navigeer je team naar succes” en oprichter van TEAMtalk Nederland. Zij is hoofddocent van de Masterclass ‘Leidinggeven aan Vastgoedteams’. Opgeven voor deze masterclass is nu nog mogelijk.