Tips voor effectief congresdeelname

Congressen en seminaries zijn er veel, ook voor de vastgoedprofessional. U beslist of u meedoet door te kijken naar de inhoud van het congres en het aanwezig zijn van de juiste sprekers én deelnemers. U wilt die mensen ontmoeten, via hun extra kennis opdoen en met ze netwerken. Wat maakt nu dat u bereikt wat u wilt? Het antwoord: de voorbereiding, uw gedrag op het event én de dag erna. Lees in deze blog in drie delen hoe u het meeste kunt halen uit het deelnemen aan een event.

U heeft een uitnodiging gekregen voor een congres waar u wel wat in ziet. De sprekers en hun onderwerpen zijn voor u van belang. U weet van vorige bezoeken wie u als andere deelnemers kunt verwachten en wilt graag weer op een informele manier met deze mensen in contact komen. Of, u wilt mensen die bezig zijn met het eventonderwerp leren kennen en u weet dat deze mensen deelnemen aan het congres. Eén of meerdere argumenten maken dat u zich aanmeldt voor het event. Uw agenda wordt leeg gehouden voor de dag van het congres en de dag voor het event maakt u tijd om u voor te bereiden. Hoe gaat u dat aanpakken? Wat gaat u doen?

Vooraf:

Start met het bekijken van het programma. Bedenk wat u wilt bereiken.
Waar is het congres? Bekijk hoe u bij de locatie komt en kies de juiste parkeergarage. Wordt er aan de weg gewerkt, zodat u vertraging op kunt lopen? Bekijk het via internet en zoek uit hoelang u erover doet om vanaf uw vertreklocatie bij de eventlocatie te komen.
Hoe laat wilt u arriveren? In ieder programma staat ruimte ingepland voor een onthaal of ontvangst. Als het voor u te doen is om het netwerken, zorg dan dat u arriveert rond de start van het onthaal of de ontvangst. Als u niet eerder bent geweest en netwerken uw doel is, dan is het prettig om vroeg aanwezig te zijn. U kunt dan makkelijk contact maken met anderen die ook vroeg zijn. Hoe? Door gewoon met ze te praten over de locatie, de reis naar de locatie én over wat u verwacht van het congres. Of wat uw doel is van het congresbezoek. Doordat u beiden op dit congres afgekomen bent, heeft u iets gemeenschappelijk met elkaar. Een goed aanknopingspunt voor een gesprek.
Wat wilt u meenemen van het congres? Zoekt u speciaal naar informatie die u op het congres verwacht te krijgen, kijk dan op de website van het congres wat er geschreven staat over de spreker en het verhaal dat hij of zij gaat vertellen tijdens het congres. Wilt u zich meer verdiepen in deze spreker, google dan op zijn naam en het onderwerp. U zult meestal uitkomen bij meer informatie die u kan helpen om beter inzicht te krijgen in de spreker en het onderwerp. Sommige sprekers zijn actief op Twitter of LinkedIn en delen graag hun inzichten en visies via dat kanaal. Wellicht vallen u daarbij nog bijzondere zaken op. Als dat zo is, bedenk dan wat u nog meer wilt weten over die zaken zodat u die vragen op de dag van het event kunt stellen.
Zoek de sprekers op via social media en bekijk of u al kunt connecten. U kunt zelfs al aangeven via social media dat u juist naar het event gaat om antwoord te krijgen op uw dringende vraag. Bekijk ook of u al een # heeft die voor het congres wordt ingezet. Noteer die goed, zodat u die steeds bij de hand heeft. Of stel u vraag al via deze #, zodat de spreker deze vraag ook meeneemt in zijn voorbereiding.

Op de dag zelf:

Ontspan uzelf en ga genieten van het congresbezoek. Zorg dat u op tijd bent en dat de al gemaakte voorbereidingen u opleveren. Niets is zo vervelend als gehaast of te laat op een event te arriveren en dan te merken dat u in de verkeerde sfeer naar dit event bent gekomen. Het seminarie is een moment voor uzelf, u gaat zich verdiepen in de onderwerpen én andere deelnemers. U wilt daar profijt van hebben, u wilt de verwachtingen die u had toen u zich inschreef als deelnemer ook werkelijkheid zien worden.
Laat de wereld zien dat u deelneemt door dit te melden via social media (gebruik daarvoor de # die hiervoor is benoemd). Wellicht heeft u op de dag zelf een brandende vraag voor de spreker die u via social media aan hem richt. Dit geeft meer kans op een reactie van de spreker als wanneer u niets post op social media. Maar u zult zien dan andere eventdeelnemers u ook gaan helpen met het gezochte antwoord. En wellicht spreekt u ook deze deelnemers tijdens het event.
Bekijk zo snel mogelijk na ontvangst de deelnemerslijst en bepaal met wie u graag in gesprek wilt gaan. Zoek naar deze persoon tussen de aanwezigen. Dit is natuurlijk makkelijker als u vroeg aanwezig bent. Of vraag aan andere deelnemers of zij de man of vrouw kennen. Zij kunnen u wellicht introduceren. En u heeft ook weer een gespreksonderwerp met de andere deelnemer.
Bij sommige congressen is er ruimte voor het inbrengen van vragen nadat de spreker zijn verhaal heeft gedeeld. Als uw vraag niet beantwoord is in de lezing van de spreker, stel hem dan op dat moment.
Mocht er geen gelegenheid zijn voor vragen, wacht dan tot de pauze, waarbij u de spreker opzoekt en met hem in gesprek gaat.
Heeft u het antwoord op uw vragen al wel gevonden, deel dan de bevindingen met de andere deelnemers door posts op social media. Of door gewoon in de pauze met ze in gesprek te gaan. Dat maakt dat u op een leuke manier nieuwe mensen leert kennen.
Is het event even minder inspirerend? Check de discussies en opmerkingen van andere deelnemers op twitter en deel uw mening via de #.

Na het event:

Bekijk nogmaals de deelnemerslijst. Wie heeft u leren kennen met wie u nog contact zou willen onderhouden? Of die u op een volgend congres graag weer zou willen ontmoeten? Stuur een verzoek via LinkedIn met een persoonlijke tekst om te linken. U zult zien dat dit een nieuw contact oplevert voor LinkedIn, maar ook een gemeenschappelijk punt voor een vervolggesprek.
Bekijk welke informatie u nog mist en benader daarvoor de sprekers of stel uw vraag via de event# aan de andere deelnemers en de eventorganisator.
Bekijk de informatie die u van de organisatoren ontvangt. Daarbij worden vaak presentaties van sprekers en fotorapportages toegevoegd. Leuk om te bewaren én in te zetten als u de opgedane kennis en kennissen weer opzoekt.

U ziet: events bezoeken is niet alleen op de dag van het event hard werken, maar ook vooraf en achteraf. Eventbezoek op de dag zelf levert ook veel inspiratie! Werken met als doel om kennis en kennissen op te doen in een aansprekende setting!

Geschreven door Helma van den Berg, SPRYG Real Estate Academy